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El equipo de ventas de Distribuidora Omega perdía más de 3 horas al día procesando cotizaciones en Excel. Con una automatización implementada en 5 días hábiles, ese mismo proceso ahora tarda 5 minutos — sin errores y sin intervención humana.
El reto
Distribuidora Omega maneja un catálogo de más de 800 productos con precios que cambian semanalmente según el proveedor. Cuando un cliente solicitaba una cotización, el proceso era siempre el mismo: buscar el precio en una hoja de Excel, copiar los productos uno por uno, calcular descuentos manualmente, generar el PDF en Word y enviarlo por correo.
El resultado: cotizaciones que tardaban entre 2 y 4 horas en llegar al cliente. Errores de precio frecuentes que generaban retrabajos y fricciones con los clientes. Y un equipo de ventas atrapado en tareas administrativas en lugar de cerrar ventas.
Problemas principales identificados:
La solución
Diseñamos e implementamos un workflow automatizado que conecta el formulario de solicitud del cliente con el catálogo de precios actualizado en Google Sheets, genera automáticamente el PDF de cotización y lo envía al cliente por email y WhatsApp — todo sin que el equipo de ventas toque nada.
Cómo funciona el workflow
El catálogo de precios en Google Sheets lo actualiza el equipo de compras cada semana como siempre. La diferencia es que ahora ese catálogo alimenta directamente el workflow — sin necesidad de que ventas busque precios manualmente.
Los resultados
A los 5 días de implementación, el workflow procesó su primera cotización real. El equipo de ventas recibió el PDF generado en su bandeja, revisó que todo estuviera correcto y lo aprobó antes de enviarlo. Desde entonces, el proceso es completamente automático.
Antes de Simplia
Después de Simplia
"Antes tardábamos 3 horas procesando cotizaciones manualmente. Con Simplia lo hacemos en 5 minutos y sin un solo error. El equipo ahora tiene tiempo para lo que de verdad importa: vender."
Roberto M.
Director Comercial · Distribuidora Omega, Guadalajara
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