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La recepcionista dedicaba hasta 3 horas diarias llamando pacientes para recordar sus citas. Con un sistema automatizado de recordatorios por WhatsApp implementado en 4 días hábiles, las inasistencias cayeron un 80% y la clínica recuperó más de $52,000 MXN al mes en consultas que antes se perdían.
El reto
Clínica Dental Norte atiende entre 18 y 22 pacientes al día en sus tres consultorios de Monterrey. Con una agenda tan ajustada, cada lugar vacío representa una pérdida directa: el dentista, el equipo y el espacio están disponibles, pero no hay ingreso.
El problema era que 1 de cada 3 pacientes no se presentaba o cancelaba en el último momento. La solución del equipo era llamar a todos los pacientes la tarde anterior para confirmar. Eso significaba que la recepcionista pasaba entre 2 y 3 horas diarias al teléfono — tiempo que no podía dedicar a atender a los pacientes presentes ni a gestionar nuevas citas.
Problemas principales identificados:
La solución
Diseñamos e implementamos un workflow que se activa automáticamente cada vez que se agenda una cita en el sistema de la clínica. El flujo envía mensajes de WhatsApp en tres momentos clave, con una opción sencilla para que el paciente confirme o reagende sin necesidad de llamar.
Cómo funciona el workflow
Si el paciente cancela o no confirma en las primeras 24 horas, el sistema notifica a recepción para que pueda asignar ese horario a otro paciente en lista de espera. Si reagenda, la cita se mueve automáticamente en el sistema sin intervención manual.
Los resultados
En la primera semana de operación el sistema procesó 94 recordatorios automáticos. La tasa de confirmación superó el 85% y las inasistencias cayeron a 7%. El equipo notó el cambio desde el primer día: la recepcionista dejó de estar pegada al teléfono y empezó a dedicar ese tiempo a la atención presencial.
Antes de Simplia
Después de Simplia
"Antes mi recepcionista pasaba las tardes al teléfono recordando citas. Ahora ese tiempo lo usa para atender a los pacientes que ya están aquí. Las inasistencias bajaron de forma dramática desde la primera semana."
Dra. Ana Soto
Directora Médica · Clínica Dental Norte, Monterrey
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