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Con 15 clientes activos, el equipo de Agencia Robles dedicaba 6 horas semanales por cliente armando reportes manuales de Google Analytics, Meta Ads y Google Ads. Con un workflow automatizado implementado en 6 días hábiles, ese proceso ahora tarda 12 minutos por cliente — y los reportes llegan solos cada lunes a las 8 am.
El reto
Agencia Robles gestiona las campañas digitales de 15 empresas en México. Cada fin de mes, sus dos account managers pasaban días enteros descargando datos de Google Analytics, Meta Ads Manager y Google Ads, copiando cifras a Excel, calculando variaciones, armando presentaciones en PowerPoint y enviando el paquete por email. Un proceso que se repetía idéntico para cada cliente.
Además de las horas perdidas, los reportes llegaban tarde o con errores de fórmula. Algunos clientes se quejaban de recibir su reporte los miércoles o jueves en lugar del lunes. El equipo sabía que el problema era el proceso, no las personas — pero no tenían tiempo de solucionarlo porque estaban atrapados en el mismo proceso.
Problemas principales identificados:
La solución
Diseñamos un workflow que se activa automáticamente cada lunes a las 8:00 am. Consulta las APIs de Google Analytics, Meta Ads y Google Ads para cada cliente, procesa los datos, genera un PDF con el formato de la agencia y lo envía por email directamente al cliente — todo sin que el equipo toque nada.
Cómo funciona el workflow
El equipo de la agencia solo interviene si hay una anomalía relevante (como una caída drástica en conversiones) que requiere un análisis adicional. El resto del tiempo pueden enfocarse en la estrategia y en conseguir mejores resultados para sus clientes.
Los resultados
En el primer mes de operación, el workflow procesó los 15 reportes sin un solo error. Todos los clientes recibieron su reporte el lunes a las 8:07 am. En los meses siguientes, la agencia pudo incorporar 8 clientes nuevos sin contratar personal adicional — algo que antes era imposible con el proceso manual.
Antes de Simplia
Después de Simplia
"Mis account managers pasaban días enteros haciendo reportes. Ahora esos días los invierten en mejorar las campañas. Crecimos de 15 a 23 clientes en tres meses sin contratar a nadie nuevo."
Miguel Robles
CEO · Agencia Robles Marketing, Ciudad de México
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